Yhteiskuntatieteellisen
ympäristötutkimuksen
seura ry
Yhteiskuntatieteellisen
ympäristötutkimuksen
seura ry
YHYS jäsenrekisterin tietosuojaseloste
Tämä on Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 4.5.2018. Viimeisin muutos 20.9.2020.
1. Rekisterinpitäjä
Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Taloudenhoitaja Johan Munck af Rosenschöld
PL 24 (Unioninkatu 40), 00014 Helsingin yliopisto
johan.munckafrosenschold@helsinki.fi
3. Rekisterin nimi
Yhteiskuntatieteellisen ympäristötutkimuksen seura ry:n jäsenrekisteri
4. Rekisterin tekninen toteutus
Rekisterin teknisestä toteutuksesta huolehtii yhdistyksen taloudenhoitaja.
5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on pitää yllä lain vaatimaa jäsenrekisteriä yhdistyksen jäsenistä ja mahdollistaa yhteydenotot jäsenyyteen liittyvissä asioissa (jäsenmaksu, seuran tiedotteet jne.).
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää seuraavat jäsenten itsensä ilmoittamat tiedot:
- jäsenen etu- ja sukunimi
- jäsentyyppi (työtön/opiskelija tai perusjäsen)
- sähköpostiosoite
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäsenten oman ilmoituksen kautta mm. verkkosivujen jäsenlomakkeen kautta tai sähköpostitse. Tietoja päivitetään jäsenten oman ilmoituksen mukaisesti.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille eikä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
9. Yhteydenpidon suostumukset ja kiellot
Jäsenellä on mahdollisuus kieltää yhdistyksen yhteydenotot sähköpostitse.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
Jäsenrekisteri on tallennettu elektronisesti suojatulle palvelimelle ja on yksinomaan jäsenrekisterin yhteyshenkilön hallinnassa. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään seurassa luottamuksellisesti ja vain niiden toimesta, joille se on jäsenyysasioiden hoitamiseksi välttämätöntä.
11. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään rekisterissä henkilön jäsenyyden ajan. Jäsenyyden päätyttyä (henkilön oma ilmoitus tai jäsenmaksun jättäminen maksamatta) tiedot poistetaan 12 kuukauden kuluessa. Tietoja poistetaan jäsenen vaatimuksesta tai jäsensuhteen loppumisen vuoksi.
12. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tietojen korjaamista
Tietosuoja-asetuksessa on säädetty rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyllä on oikeus
- saada läpinäkyvästi tietoa henkilötietojen käsittelystä
- tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa
- vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä
- kieltäytyä perinteisestä ja sähköisestä suoramarkkinoinnista.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, jäsennumero ja postiosoite. Rekisterin pitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä, mikä tarkoittaa tässä tapauksessa myös jäsenyyden päättymistä. Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa ja oikeus peruuttaa henkilötietojensa käsittelyyn antamansa suostumus sen vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
